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怎么解決ERP系統與企業需求差異的矛盾?

2021-10-29

  對于ERP系統,相信很多企業都有在使用。ERP系統,即企業資源計劃,是指建立在信息技術基礎上,集信息技術與先進管理思想于一身,以系統化的管理思想,為企業員工及決策層提供決策手段的管理平臺。不過在現有市場上,ERP系統與企業是存在需求差異的,那要怎么解決ERP系統與企業需求差異的矛盾呢?針對這個問題,下面順景軟件小編就為大家詳細介紹下。



  1、選擇適合企業需求的ERP系統


  根據中國電子信息產業研究院統計表明,國內企業實施ERP項目失敗的因素67%在于軟件選型不當。只有選擇合適的ERP系統,才能減少ERP系統與企業需求的差異,才能使作業人員快速掌握操作規范,縮短適應周期。那么,企業怎樣做才能選擇適合企業需求的ERP系統呢?筆者認為應從以下方面著手:


  (一)明確需求并組建ERP系統選型小組


  很多企業在選擇ERP系統之前,并不了解當前存在的問題和真正的需求,不了解什么樣的ERP系統才能適應自身的現狀和發展。因此,企業在選擇ERP系統之前,應對自身的企業管理進行診斷和冷靜的思考,在對現狀進行認真分析的基礎上,明確自身的問題和需求。


  由于ERP系統的實施是個復雜的系統工程,涉及企業的各個職能部門和各層級管理人員,因此,在ERP系統選型之前,應組建ERP系統選型小組,小組成員應包括企業主管領導、管理業務骨干、計算機技術骨干及適當的行業ERP系統專家或顧問。


  (二)制定ERP系統選型工作計劃


  ERP系統選型小組在經過培訓后,應對企業的管理現狀和當前存在的問題進行分析,明確企業目前最迫切需要解決的問題是什么?ERP系統是否能夠解決?ERP系統到底能夠解決哪些問題?ERP系統實施應達到哪些目標?

  根據以上分析,形成ERP系統需求說明書,制定選型工作計劃,確定選型工作的目標、范圍、預計工作進度、費用開支和制定工作標準。選型工作計劃是指導整個選型工作的基礎工具,也是ERP系統選型的依據。

  (三)考察ERP系統功能是否滿足企業需求


  按照選型工作計劃,ERP系統選型小組可進入ERP系統選型的考察階段。該階段的主要任務是對ERP系統市場進行全方面的實地考察,得到第一手的ERP系統資料。


  企業在選擇ERP系統時,可通過網站瀏覽、產品資料分析、ERP系統廠商實地考察、觀看多家ERP系統軟件演示,確定幾個典型的ERP系統產品,所選ERP系統最好在同行業企業有成功實施的案例,ERP系統選型小組最好親自到已成功實施ERP系統的同行業企業去了解一下系統的實際運行情況。此外,ERP系統選型小組應在該階段形成ERP系統考察報告和若干個候選的ERP系統。


  (四)ERP系統模擬運行


  該階段的主要工作內容是指ERP系統廠商根據用戶提供的業務數據,按照ERP系統軟件的要求布置軟硬件環境,模擬ERP系統的實際運行。在模擬運行過程中,應模擬企業的成本核算和業務流程。ERP系統模擬運行可檢驗候選ERP系統的運行效率和運行效果。運行效率是指ERP系統單位業務操作所需要的時間,運行效果則是指ERP系統處理業務操作的正確性。同時,應通過ERP系統模擬運行檢驗企業業務環境與各候選的ERP系統之間的匹配程度。


  (五)ERP系統的招標和決策


  根據ERP系統考察報告和ERP系統模擬運行報告,ERP系統選型小組和招標評價專家編寫招標報告,設計評標程序,記錄評標過程和評標結果,并最終確定、公布中標的ERP系統廠商,簽訂ERP系統供貨服務合同。


  2、企業的業務流程改進和組織設計


  經過上述過程選定的ERP系統,在產品特點、生產類型、生產組織方式、經營管理方式等方面,基本能夠滿足企業的需求,與企業的業務環境匹配程度較高。但是,ERP系統作為一種先進的軟件解決方案,不僅融合了計算機信息管理技術,同樣也融合了國內外先進企業的管理理念和業務流程,而任何ERP系統業務流程都不可能與工廠實際作業完全相同,即使是專業化、行業化的ERP系統也一樣,只可能是差異的大小而已。


  如果選定的ERP系統會與企業現行的某些業務流程存在差異,而這些差異是因為企業業務流程不先進、不合理導致的,企業應修改自身的業務流程和組織設計,確保業務流程先進、合理,以適應當前選定的ERP系統。 企業進行業務流程改進并不完全是應用ERP的需要,而主要是由于市場競爭、外部環境的變化、內部規范管理的要求以及管理方式的變革,促使企業進行業務流程改進,進而提高企業整體水平和競爭能力。


  在ERP系統流程配置過程中,ERP系統實施團隊應發現企業現有業務流程存在的問題,確定流程優化后要達到的目標。根據設定的目標以及及流程優化的原則,對現有業務流程進行優化,在滿足業務和管理需要的前提下,改進企業業務流程,消除業務流程中的不增值環節,打破部門間的壁壘,使企業能夠快速適應以客戶需求為導向的市場環境,同時,使優化后的業務流程與選定的ERP系統更好地匹配。


  在企業業務流程改進過程中,應獲得企業的中層經理和業務主管們的積極參與和支持,應征求流程涉及的各崗位員工意見,說明原流程有哪些弊端,新流程應如何設計使之具有可操作性,因為他們在具體的業務實踐中積累了豐富的經驗,對業務流程的問題有深刻的體會和理解,可以總結出一些不合理的流程與業務方式。因此,業務流程改進應充分考慮中層經理、業務主管、流程使用者的實際需求,在項目實施中獲得他們的積極參與和支持,是業務流程改進獲得成功的關鍵因素。


  3、對ERP系統進行定制修改


  在多數情況下,企業通過ERP系統選型和業務流程優化設計,再對ERP系統進行有針對性的部署和配置,ERP軟件與企業優化后的業務流程可以進行較好的匹配。通常不需要對ERP軟件進行定制修改,就可以消除ERP軟件與企業需求之間的差異。如果企業在ERP 系統選型及業務流程優化后,ERP軟件與企業的需求的差異仍然存在,而且無法通過業務流程改進來消除這些差異,企業應會同ERP軟件提供商或二次開發合作伙伴,根據企業的需求,對ERP軟件進行定制修改,也就是ERP軟件二次開發,進一步消除ERP軟件與企業的需求的差異,使ERP軟件更好地適應企業的需求。


  在ERP系統實施過程中,對ERP系統軟件進行定制修改是不提倡的。因為,這種修改在時間上比較倉促、修改后的ERP系統沒有經過大量的測試和實踐驗證,再加上ERP系統的復雜性和關聯性,常常修改一處涉及和影響系統中的其他多個模塊,這種修改極易出現問題。一個穩定的ERP系統版本是與規范的配置管理、嚴格的系統測試和大量的時間應用分不開的。綜上所述,在對ERP系統進行定制修改前,必須進行規劃和分析,確認ERP系統的定制修改是否對企業管理有所提升,是否有利于業務流程的順暢。如果決定對ERP系統進行定制修改,需要在一定條件下完成,即ERP系統廠商或二次開發合作伙伴應提供ERP軟件二次開發方案,明確ERP系統定制修改的范圍、時間、成本及測試手段,同時,應適當延長ERP系統的實施周期,適當追加ERP系統的實施預算,制定ERP軟件二次開發的測試方案。所以,企業在ERP軟件的定制修改過程中,建議遵循以下原則:


  (一)明確二次開發的需求并理清業務流程


  在ERP軟件定制修改前,ERP系統廠商或二次開發合作伙伴應與企業業務部門一起明確企業對ERP軟件二次開發的需求,理清企業合理的業務流程,確定哪些業務流程既不能再進行優化,也不能通過ERP軟件的部署和配置來執行,而只能通過二次開發來解決ERP軟件與企業需求的差異。


  (二)控制ERP軟件定制修改的范圍 


  在ERP軟件定制修改過程中,應把“盡量避免修改核心代碼”作為基本原則,盡量避免更改ERP 軟件的數據庫結構,對ERP軟件的核心功能予以保留,對于ERP軟件的一些細枝末節,如報表格式等,不要過分糾纏,而應該將ERP軟件二次開發的重點放在軟件的流程管理和設計上。


  (三)尋找合適的ERP軟件二次開發合作伙伴


  企業如果不用ERP軟件開發商所提供的有償服務或者自己進行二次開發,那么就需要尋找二次開發合作伙伴,選擇合作伙伴要選同行業有成功案例的,企業應參考合作伙伴的用戶的ERP軟件使用情況,同時要結合企業IT部門自身的情況,選擇合適的二次開發合作伙伴。


  (四)保持ERP軟件二次開發的可追溯性


  ERP軟件是一個很復雜的大型軟件,從軟件工程的角度來說,ERP軟件二次開發應該做好原有ERP軟件的備份,保持對ERP軟件二次開發的可追溯性。在ERP軟件二次開發過程中,應盡量使二次開發做出的功能模塊獨立于原來的ERP系統。這樣當ERP系統版本更新時,二次開發出來的模塊無需修改或者只需較少地修改就可以應用于高版本的ERP系統。


  (五)對二次開發后的ERP軟件進行嚴格測試


  在ERP系統二次開發完成后,應對二次開發后ERP軟件進行嚴格的測試。應由ERP實施小組會同軟件開發商編制ERP軟件二次開發后的測試方案,包括測試計劃、測試設計、測試用例、測試執行、測試驗收等環節。 測試流程的管理是ERP軟件二次開發測試的重要工作,包括文檔管理、配置管理、缺陷管理、進度管理、質量管理、資源管理、變更管理等方面。二次開發測試應遵守測試方案和測試流程,明確流程變更的條件和方法,杜絕測試的隨意性和失控性,保證測試進度和質量的目標。


  (六)做好ERP軟件二次開發成本控制


  ERP軟件二次開發成本包括外包費用、測試費用、實施費用、人工費用、時間成本、機會成本及在系統轉換過程中可能對企業的影響。企業在ERP二次開發前應做一個良好的規劃,對二次開發的成本作出一個大致的預算。預算做出以后就需要進行跟蹤控制,企業應努力把二次開發成本降至最低。


  以上關于怎么解決ERP軟件與企業需求差異的矛盾就為大家分享到這里,ERP系統優化了現代企業的運行模式,反映了市場對企業合理調配資源的要求。它對于改善企業業務流程、提高企業核心競爭力具有顯著作用。

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